1. Purpose of the METF
The APC Member Engagement and Travel Fund (METF) aims to support member-driven skills sharing, and planning for collaboration among APC members, as well as members’ participation in events organised by others.
Online collaboration can be very powerful, but it has limitations. Over the decades, the APC network has grown significantly in size and geographic reach. And while this increases opportunities for working together, it makes effectively facilitating collaboration and exchange more challenging. The METF supports APC member and staff travel and face-to-face meetings when effective collaboration requires it. Its goal is to make it possible for members to:
a) Meet for activities such as:
- Skills sharing or training
- Emergency technical assistance
- Problem solving
- Technical development
- Project planning and development
- Strategic planning
- Service and product development.
b) Attend events organised by others (e.g. conferences and workshops) where members’ participation in these events contributes to strengthening and/or diversifying the APC network and to achieving APC’s strategic priorities.
2. What does the METF support?
The scope of METF support is described in detail in the table below.
| Item | Support available? | Notes/exceptions | |
| (YES) or (NO) between brackets means that exceptions are possible under specific circumstances - see the "Notes/exceptions" column. | |||
| 1 | Long distance travel | YES | |
| 2 | Accommodation costs | YES | Members can request support for their accommodation costs. However, the members applying must demonstrate that they are requesting support for accommodation in a reasonably priced hotel (for given location). Members must use the fund's resources responsibly and with consideration. Arrangements for shared accommodation, solidarity lodging, and similar are always encouraged. |
| 3 | Visa costs | YES | The cost of a visa can be requested from the METF. |
| 4 | Travel insurance | YES | The cost of travel insurance for the duration of the METF-supported event can be requested from the METF. APC does not expect anyone to travel without proper travel insurance. |
| 5 | Vaccination costs | YES | The cost of vaccinations needed for travel to a given country can be requested from the METF. |
| 6 | Local travel | ccffffYES | The METF can be used to support local travel. This applies both to traveling to/from the airport (when embarking on a long-distance travel) as well as to travel to events and collaboration meetings within the same country. |
| 7 | Per diems | (NO) | In principle, the METF does not cover per diems. However, when members travel to countries where daily expenses are high, they can request support from APC to compensate for the high cost. It is the members' responsibility to cover the first USD 50/day, but when the per diem rate for a given country exceeds USD 50, members can request METF support to cover the difference. For example: if the per diem rate for New York s USD 80/day, the METF can pay for USD 80-50=30/day. APC staff will make per diem rates for the most common travel destinations available to members, and the APC finance team can be consulted on rates for any other location. |
| 8 | Participation of several representatives of a member organisation in an event | (NO) | The METF only funds the participation of one representative per member organisation in any given event. However, when travel costs are low, funding of more than one representative can be requested. |
| 9 | Meeting venue rental | NO | The METF does not provide support for meeting venue rental costs. |
| 10 | Equipment and office supplies | NO | The METF does not provide support for equipment and office supplies. |
| 11 | Personal time (salaries) | NO | Members should be benefiting from METF-supported travel itself in a number of ways. Their work hours/time spent while traveling is not paid for by the METF. |
Exceptions
When it is difficult for members to cover their part of the costs associated with travel (costs that are not covered by the METF), they can request additional support as an exception. However, the overall cost of travel is the main factor taken into consideration to determine whether or not such an exception is made. In other words, where the total costs paid by the METF are low (e.g. under USD 1,000), it is more likely that support for additional expenses will be approved. The purpose of this provision is to ensure that the distribution of METF support is balanced and fair.
3. Who is eligible for METF support?
METF support is available only to APC member organisations.
Only APC members in good standing are eligible for METF support. This means that the member organisation must not owe APC any of the following: dues or other outstanding funds, contractual work paid for but not yet delivered, financial or narrative reports from activities previously supported by APC.
4. General principles guiding usage of the METF
For long-distance international travel, individual awards are not expected to exceed USD 2,500 per individual involved in a member exchange or traveling to an event organised by others. For local travel within one country, the maximum METF support is USD 500 per individual involved in a member exchange or traveling to an event organised by others.
Exceptions can be made in cases where evidence is provided that even the most economical airfare and accommodation will exceed this amount, and such extra costs are justified.
- The principle of the METF budget is one of shared responsibility and commitment. In practice, this means that members are encouraged to contribute as much as they can to the costs of participation in an event or member exchange.
- The METF covers the costs of a return airfare (discounted economy) and accommodation in a reasonably priced hotel (for a given location). See table above for details on accommodation.
- In general, METF only funds the participation of one member representative in any given event (can be two in case of local travel).
- In general, METF will only fund a member for participation in one event that requires long-distance travel, in any given calendar year. If, in given year, a member received only support for local travel (maximum USD 500), support for another local travel can be requested. Alternatively, members can also request local-travel support for two participants.
Under certain circumstances (such as under-utilised funds), members may apply to the fund more times than as is outlined above. - Members whose travel has been supported by the METF must comply with the sharing/reporting obligations to the network within three weeks after the event has concluded. See section 7.2 Sharing outcomes of collaboration and travel supported by the METF for details.
5. When and how to apply
- Applications can be sent at any time. Applications for emergency technical support should be clearly marked.
- Applications for member exchanges should be submitted by completing the online form (in English). Write to mef-at-apc.org if you are not sure how to access it.
- For reasons of accountability, all applications must be submitted by the member’s first representative to the APC Council.
- Applications are reviewed by members of the APC Board of Directors with the support of APC staff. We aim to have a fast turnaround time. We estimate the review and notification process should take no longer than two to three weeks from the date that all the required information has been received.
- It is recommended that you apply for METF support no less than four weeks before your planned travel. Particularly when METF reviewers need to assess multiple applications at the same time, we cannot guarantee that your application will be reviewed on time.
- Updates on applications to the METF and awards made by the METF will be included in internal member spaces on apc.org.
5.1 Eligibility criteria for submitting applications
- Only APC organisational members who are up to date with their member obligations qualify for application.
- In the case of applications for member exchanges, applications must be submitted by one of the members participating in the exchange. All other participating members should be listed in the application if any support is being requested for their participation.
- Members applying for METF support must be willing to formally commit themselves to sharing the outcomes of their travel with the rest of the network, by submitting a report, contributing a blog post to APC.org, organising a webinar, or sharing outcomes in another agreed format.
- Travel support is provided only for travel to events that are directly related to APC-wide initiatives and contribute to APC's strategic priorities.
- Applicants for travel support are strongly encouraged to explore opportunities for their travel to contribute to further networking and collaboration in APC. Such plans should be clearly stated in the application.
5.2 What information should be in the application?
The applicant or applicants should demonstrate clearly what need/s the exchange will address, or how their travel to a given event benefits the network. Applicants should state how the exchange or travel to an event will:
- Increase the capacities of all or one of the participating organisations
- Help solve problems
- Respond to a technical or other emergency
- Help to develop collaborative project/s
- Be of benefit in any other way to the participating organisation/s
- Help APC to engage in a new initiative or partnership (in the case of support for travel to events)
- Further APC’s work in any of its strategic priority areas.
*Member exchanges are expected to address as many of the needs listed as possible, but not necessarily all of them.*
In the case of member exchanges/meetings, the applicants should explain clearly why face-to-face collaboration as opposed to online collaboration is necessary. A basic draft plan for the member exchange/meeting should be provided with the application. This draft should include a description of how the participating members are planning to share the outcomes of the meeting with the rest of APC.
6. How does the selection process work?
6.1 METF support criteria
All applications that meet the METF criteria and include all the required information wll be supported, provided there is sufficient funding available. APC staff will assist applicants in ensuring that all the necessary information is included before the application is submitted to the review team.
The main selection criteria which impact on awarding METF grants, particularly when funds are low and some applications have to be prioritised, are as follows:
- Contribution of member participation in a given event to APC’s strategic priorities
- Demonstrated benefits of member’s participation for their own organisation and for the APC network
- Quality of the plan for sharing outcomes of METF-supported travel with the APC network
- METF support in past years
Organisations who have not yet used resources from the METF will be favoured when their application is evaluated. That does not mean that members who have previously used the fund should not apply. Some projects may obviously require follow-up meetings and collaboration. Nevertheless, when available funds are not sufficient to comply with all requests, those who have not previously benefited from the METF will be given preference.
- Regional balance
Reviewers will try to ensure that regional balance is maintained over the longer term. However, we do anticipate that collaboration will not always be equally intense in all regions at the same time. For example, after a regional member meeting, several requests from that region should be expected.
If your member exchange application is not granted support at any given time, you can re-apply once the fund has been replenished.
6.2 Transparency in the application process
The METF working group is an advisory committee, established by the APC Board of Directors. It is composed of volunteers from the APC Board of Directors and APC Council, the APC executive director, the APC director of operations, and other support staff. The group’s work is coordinated by the APC network development coordinator. It is responsible for reviewing METF applications, discussing them and making decisions about eventual support from the METF. The METF coordinator often works with members on METF applications before they are submitted for review.
In June 2022, the METF working group had the following members:
- Chat Garcia Ramilo
- Karel Novotný (METF coordinator)
- Karen Banks
- Lillian Nalwoga
- Liz Probert
- Osama Manzar
- Valentina hvale pellizzer
7. Conditions that apply once the award has been made
7.1 Enabling other APC members to be involved
* Members who wish to apply for METF support are encouraged to share their plans in appropriate APC lists at the early stages of their planning. That way they can maximise the benefits from eventual collaboration and potentially increase the involvement of other members.
Members whose initiative has been awarded METF support should announce their plans in the [apc.members] list. That makes it possible for other APC members to consider the possibility of their own involvement in the exchange/meeting (where applicable). Although it is not always possible to incorporate other members with similar interests in a face-to-face meeting, there are usually other alternative means of involvement, ranging from real-time online participation to remote involvement and collaboration on preparations for the METF-supported exchange/meeting and follow-up initiatives that result from it.
7.2 Sharing outcomes of collaboration and travel supported by the METF
Members are responsible for sharing outcomes of their METF-supported travel with the network within three weeks after the end of the member exchange or the event attended. Consider developing a plan for sharing the outcomes and discussing it with APC knowledge sharing coordinator and/or the APC communications team.
APC takes knowledge sharing in the network seriously and we want to make sure that we find a balance where documenting your exchange or the event you attend is enjoyable and useful for you without over-burdening your time, while the rest of the network gets a chance to learn from your experience and eventually join your initiative (if relevant and possible).
7.2.1 Member exchanges/meetings
Members involved in a member exchange/meeting who receive support from the METF are responsible for documenting the outcomes of their meeting and sharing them with the network.
The outcomes can include stories, training materials, documentation and lessons learned from project collaboration, or other forms of learning that can be documented and shared. Where relevant, it is highly recommended that members organise a thematic webinar as an effective way of sharing knowledge with the rest of the network. In such case they will be assisted by APC staff who can organise the logistics of the webinar.
Members are also encouraged to share their experiences using the various thematic and regional APC mailing lists and/or the APC.org blog section. That way the APC network can not only benefit from the member exchange, but also potentially contribute to projects you are working on with your APC partners.
7.2.2 Travel to events
When using METF support for travel to events, members are asked to share learnings from the event with the rest of the network. This can be done through a blog post on APC.org, an internal report for members, or a webinar.
When several members receive support to attend an event, they are encouraged to develop the report/blog post jointly, or to join efforts and organise a webinar dedicated to the event or some aspects of it.
Reports and other forms of sharing should focus on opportunities for members, interesting new initiatives or partnerships, and trends and developments that members should learn about.
---
Failure to share the required report (or other learning outcomes) from your METF-supported travel will result in your organisation being considered "not in good standing with APC" and therefore ineligible for any further financial support from APC. It is equivalent to not being up to date with membership dues.
7.3 Use of funds and financial reporting
Members should use the METF resources strictly for the purposes stated in the application and provide APC with a brief financial report accompanied by copies of tickets and accommodation receipts. Purchases of services must comply with APC’s procurement policy.
If an organisation that was granted support fails to provide all required receipts and reports without providing a reasonable explanation, that organisation may become ineligible to make future applications to the METF or other APC grants.
Unspent funds
Unspent funds (whether partial or whole) granted for member exchanges or travel to events must be returned to APC within one month of the completion of the METF-supported travel, unless agreed otherwise with the METF coordinator. This includes situations where some or all of the funds remain unspent due to, for example, participants finding cheaper travel and accommodation options, participants being unable to attend the meeting or event, and so on. For more information on the METF, write to mef-at-apc.org.
8. How to apply
1. Please read carefully METF fund criteria above.
2. Go to: https://metf.apc.org/node/add/apc-metf-appform and log-in with your APC member organisational account details.
Table des matières
- 1. Objectif du METF
- 2. Quelle assistance le METF apporte-t-il?
- 3. Qui est éligible de bénéficier de l’assistance du METF?
- 4. Principes généraux régissant l'utilisation du METF
- 5. Quand et comment appliquer
- 6. Comment se passe le processus de sélection?
- 7. Conditions qui s'appliquent une fois que l'attribution a été faite
1. Objectifs du METF
Le Fonds d’APC pour les échanges et la mobilité des membres (APC Member Exchange and Travel Fund – METF) vise à soutenir les échanges de compétences parmi les membres, la planification de collaborations entre membres d’APC et les frais de transport et de participation pour se rendre à des événements organisés par d’autres organisations.
La collaboration en ligne peut être très efficace, mais elle a ses limites. Au fil des décennies, le réseau APC a connu une croissance significative en termes de taille et de portée géographique. Et même si cela augmente les possibilités de travailler ensemble, cela facilite efficacement la collaboration et l'échange. Le METF soutient les déplacements des membres et du personnel d'APC et les réunions face-à-face lorsqu'une collaboration efficace l'exige. Son objectif est de permettre aux membres de :
a) Se rencontrer pour des activités telles que :
-
Partage de compétences ou formation
-
Assistance technique d’urgence
-
Résolution de problèmes
-
Développement technique
-
Planification et élaboration de projets
-
Planification stratégique
-
Développement d’un service ou d’un produit.
b) Participer à des événements organisés par d'autres APC (p.ex. des conférences et des ateliers) ou la participation de membres à ces évènements contribue au renforcement et/ou à la diversification du réseau d’APC, et contribue au plan d’action stratégique d’APC.
b) Participer à des événements organisés par des organismes hors APC (p.ex. des conférences et des ateliers) lorsque la participation de membres contribue au renforcement et/ou à la diversification du réseau d’APC, et contribue au plan d’action stratégique d’APC.
2. Que soutient le METF ?
La portée de l'assistance du METF est décrite en détail dans le tableau ci-dessous.
| Élément | Soutien disponible? | Notes/exceptions | |
| (OUI) ou (NON) entre parenthèses signifie que des exceptions sont possibles dans des circonstances spécifiques – voir la colonne des "Notes/exceptions" . | |||
| 1 | Voyage longue distance | OUI | |
| 2 | Frais d’hébergement | OUI | Les membres peuvent demander un soutien pour leurs frais d'hébergement. Cependant, les membres faisant une demande doivent démontrer qu'ils demandent un soutien pour l'hébergement dans un hôtel à prix raisonnable (pour un emplacement donné). Les membres doivent utiliser les ressources du fonds de manière responsable et avec considération. Les arrangements pour l'hébergement partagé, l'hébergement solidaire, etc. sont toujours fortement encouragés. |
| 3 | Frais de visa | OUI | Les frais d'un visa peuvent être demandés auprès du METF. |
| 4 | Assurance voyage | OUI | Le coût de l'assurance voyage pour la durée de l'événement soutenu par le METF peut être demandé auprès du METF. APC ne s'attend pas à ce que quiconque voyage sans assurance voyage appropriée. |
| 5 | Frais de vaccination | OUI | Le coût des vaccinations nécessaires pour se rendre dans un pays donné peut être demandé auprès du METF. |
| 6 | Voyage local | (YES) | Le METF peut être utilisé pour prendre en charge les déplacements locaux (par exemple de / vers l'aéroport) uniquement lorsque le coût dépasse 50 USD. Dans ces cas, les premiers 50 USD pour les déplacements locaux doivent être couverts par le membre et le METF peut couvrir la différence. |
| 7 | Per diems | (NON) | En principe, le METF ne couvre pas les per diem. Cependant, lorsque les membres voyagent dans des pays où les dépenses quotidiennes sont élevées, ils peuvent demander l'aide d'APC pour compenser le coût élevé. Il est de la responsabilité des membres de couvrir les premiers 50 dollars US / jour, mais lorsque le taux journalier pour un pays dépasse 50 USD, les membres peuvent demander l'assistance du METF pour couvrir la différence. Par exemple : si le taux quotidien pour New York est de 80 dollars US / jour, le METF peut payer 80-50 dollars US = 30 dollars US / jour. Le personnel d'APC fixera des tarifs journaliers pour les destinations de voyage les plus courantes accessibles aux membres, et l'équipe des finances d'APC peut être consultée sur les tarifs pour tout autre emplacement. |
| 8 | Participation de plusieurs représentants d'une organisation membre à un événement | (NON) | Le METF finance uniquement la participation d'un représentant par organisation membre à un événement donné. Cependant, lorsque les frais de déplacement sont faibles, le financement de plus d'un représentant peut être demandé. |
| 9 | Location du lieu de rencontre | NON | Le METF ne fournit pas de support pour les coûts de location du lieu de rencontre. |
| 10 | Équipement et fournitures de bureau | NON | Le METF n'apporte pas de soutien pour l'équipement et les fournitures de bureau. |
| 11 | Temps personnel (salaires) | NON | Les membres devraient bénéficier eux-mêmes des voyages financés par le METF de plusieurs façons. Leurs heures de travail / temps passé en voyage ne sont pas payés par le METF. |
Exceptions
Lorsqu'il est difficile pour les membres de couvrir leur part des coûts associés aux déplacements (coûts qui ne sont pas couverts par le METF), ils peuvent demander une aide supplémentaire à titre exceptionnel. Cependant, le coût global du voyage est le principal facteur pris en considération pour déterminer si une telle exception est faite ou non. En d'autres termes, lorsque les coûts totaux payés par le METF sont faibles (par exemple inférieurs à 1 000 dollars US), il est plus probable que le soutien des dépenses supplémentaires sera approuvé. L'objectif de cette disposition est de veiller à ce que la distribution du soutien du METF soit équilibrée et équitable.
3. Qui est éligible pour obtenir l'assistance du METF ?
L'assistance du METF est disponible uniquement pour les organisations membres d'APC.
Seuls les membres d'APC en règle sont éligibles pour l'assistance du METF. Cela signifie que l'organisation membre ne doit rien devoir à APC : cotisations ou autres fonds impayés, travaux contractuels payés mais non encore livrés, rapports financiers ou narratifs d'activités précédemment soutenus par APC.
4. Principes généraux régissant l'utilisation du METF
Les récompenses individuelles ne devraient pas dépasser 2 500 dollars US par personne impliquée dans un échange de membre ou voyageant à un événement organisé par d'autres. Cependant, des exceptions peuvent être faites dans les cas où il est prouvé que même le billet d'avion et l'hébergement les plus économiques dépasseront ce montant, et que ces coûts supplémentaires sont justifiés.
-
Le principe du budget du METF est celui d'une responsabilité et d'un engagement partagés. En pratique, cela signifie que les membres sont encouragés à contribuer autant que possible aux coûts de participation à un événement ou à un échange de membres.
-
Le METF couvre les coûts d'un billet d'avion de aller-retour (économie à prix réduit) et de l'hébergement dans un hôtel à prix raisonnable (pour un lieu donné). Voir le tableau ci-dessus pour plus de détails sur l'hébergement.
-
En général, le METF finance uniquement la participation d'un représentant membre dans un événement donné, mais dans certaines circonstances, le financement de plus d'un représentant pourrait être possible (par exemple, si les coûts de participation sont relativement faibles pour chaque représentant).
-
En règle générale, le METF ne financera un membre que pour la participation à un événement au cours d'une année civile donnée. Cependant, dans certaines circonstances (comme celle des fonds sous-utilisés), un membre peut présenter une nouvelle application au fonds.
-
Les membres dont les déplacements ont été pris en charge par le METF doivent se conformer aux obligations de partage / notification au réseau dans les trois semaines suivant la fin de l'événement. Voir la section «7.2 Partage des résultats de la collaboration et des voyages pris en charge par le METF» pour plus de détails.
5. Quand et comment appliquer
-
Les applications peuvent être envoyées à tout moment. Les demandes urgentes d'assistance technique doivent être clairement indiquées.
-
Les applications pour les échange de membres doivent être soumises en remplissant le formulaire en ligne (en anglais). Écrivez à mef-at-apc.org si vous ne savez pas comment y accéder.
-
Pour des raisons de responsabilité, toutes les demandes doivent être soumises par le membre qui est premier représentant au Conseil de l'APC.
-
Les applications sont examinées par les membres du conseil d'administration d'APC avec le soutien du personnel d'APC. Nous nous efforçons à avoir un délai d'exécution rapide. Nous estimons que le processus d'examen et de notification ne devrait pas prendre plus de deux à trois semaines à partir de la date à laquelle toutes les informations requises ont été reçues.
-
Il est recommandé de demander l'assistance du METF au moins quatre semaines avant la date prévue de votre voyage. Lorsque en particulier, les évaluateurs du METF doivent évaluer plusieurs demandes en même temps, nous ne pouvons pas garantir que votre demande sera examinée à temps.
-
Les mises à jour sur les demandes au METF et les attributions faites par le METF seront incluses dans les espaces internes des membres sur apc.org.
5.1 Critères d'éligibilité pour la soumission des candidatures
-
Seuls les membres d'APC qui sont à jour avec leurs obligations de membre sont éligibles à faire une application.
-
Dans le cas des applications pour les échanges de membres, ces applications doivent être soumises par tous les membres participant à l'échange.
-
Les membres qui sollicitent le soutien du METF doivent être prêts à s'engager formellement à partager les résultats de leur voyage avec le reste du réseau, en soumettant un rapport, en publiant un blog/article sur APC.org, en organisant un webinaire ou en partageant les résultats dans un autre format convenu.
-
L’assistance pour voyage est fournie uniquement pour les événements directement liés aux initiatives d'APC et aux priorités stratégiques d'APC (notamment les événements où des stratégies conjointes sont prévues, où le membre voyageur représente plusieurs membres ou l'ensemble du réseau, etc.).
-
Les candidats de l'assistance pour voyage sont fortement encouragés à explorer les possibilités de voyage afin de contribuer au réseautage et à la collaboration au sein d'APC. Ces plans doivent être clairement indiqués dans la demande.
5.2 Quelles informations devraient figurer dans l’application?
Le ou les appliquant(s) doivent démontrer clairement quel(s) est(sont) le(s) besoin(s) de l'échange, ou comment leur déplacement pour un événement donné profite au réseau. Les appliquant doivent indiquer comment l'échange ou le voyage pour un événement :
-
Augmenter les capacités de tous ou d'une des organisations participantes
-
Aider à résoudre des problèmes
-
Répondre à une urgence technique ou d'une autre forme
-
Aider à développer un projet collaboratif/s
-
Bénéficier de toute autre manière à l'organisation participante/s
-
Aider APC à s'engager dans une nouvelle initiative ou un partenariat (dans le cas d'une assistance pour les déplacements à des événements)
-
Faire avancer le travail d'APC dans l'un de ses domaines prioritaires stratégiques.
*Les échanges de membres doivent répondre au plus grand nombre de besoins possible, mais pas nécessairement tous.*
Dans le cas des échanges / rencontres de membres, les candidats doivent expliquer clairement pourquoi la collaboration face à face, contrairement à la collaboration en ligne, est nécessaire, et comment la collaboration en ligne sera utilisée pour la préparation et le suivi. Un projet de plan de base pour l'échange / rencontre des membres devrait être fourni avec la demande. Ce projet devrait inclure une description de la façon dont les membres participants prévoient partager les résultats de la rencontre avec le reste de l'APC.
6. Comment se passe le processus de sélection?
6.1 Critères de l'assistance du METF
Toutes les demandes répondant aux critères du METF et comprenant toutes les informations requises sont soutenues, à condition que le financement disponible soit suffisant. Le personnel d'APC aidera les demandeurs à s'assurer que tous les renseignements nécessaires sont inclus avant que la demande ne soit soumise à l'équipe qui fait la revue.
Les principaux critères de sélection qui ont un impact sur l'attribution des subventions du METF, en particulier lorsque les fonds sont faibles et que certaines demandes doivent être classées par ordre de priorité, sont les suivants:
-
Contribution de la participation des membres à un événement donné aux priorités stratégiques d'APC
-
Avantages démontrés de la participation des membres pour leur propre organisation et pour le réseau APC
-
Qualité du plan de partage des résultats des voyages soutenus par le METF avec le réseau APC
-
L'attribution du METF dans les années passées
Les organisations qui n'ont pas encore utilisé les ressources du METF seront favorisées lors de l'évaluation de leur candidature. Cela ne signifie pas que les membres qui ont déjà utilisé le fonds ne devraient pas postuler. Certains projets peuvent évidemment nécessiter des réunions de suivi et de collaboration. Néanmoins, lorsque les fonds disponibles ne sont pas suffisants pour répondre à toutes les demandes, ceux qui n'ont pas bénéficié du METF bénéficieront seront prioritaires.
- Équilibre régional
Les examinateurs essaieront de maintenir l'équilibre régional sur le long terme. Cependant, nous prévoyons que la collaboration ne sera pas toujours aussi intense dans toutes les régions en même temps. Par exemple, après une réunion régionale de membres, plusieurs demandes de cette région devraient être attendues.
Si votre demande d'échange de membre ne reçoit pas de l'assistance à un moment donné, vous pouvez présenter une nouvelle demande une fois que le fonds a été reconstitué.
6.2 Transparence dans le processus d'application
Le groupe de travail du METF est un comité consultatif, établi par le Conseil d'Administration d'APC. Il est composé de bénévoles du Conseil d'Administration d'APC et du Conseil d'APC, du (de la) direct(eur)(rice) exécuti(f)(ve) d'APC, du directeur des opérations d'APC et d'autres membres du personnel de soutien. Le travail du groupe est coordonné par le coordinateur de développement du réseau APC. Il est chargé d'examiner les applications du METF, d'en discuter et de prendre des décisions concernant l'assistance éventuelle du METF. Le coordinateur du METF travaille souvent avec les membres sur les applications du METF avant qu'elles ne soient soumises pour révision.
En Avril 2018, le groupe de travail du METF comprenait les membres suivants:
-
Anriette Esterhuysen
-
Chat Garcia Ramilo
-
Karel Novotný (Coordonateur du METF)
-
Karen Banks
-
Lillian Nalwoga
-
Liz Probert
-
Osama Manzar
-
Valentina hvale pellizzer
7. Conditions qui s'appliquent une fois que l'attribution a été faite
7.1 Permettre aux autres membres d'APC de s'impliquer
* Les membres qui souhaitent demander l'assistance du METF sont encouragés à partager leurs plans dans les listes APC appropriées dès les premières étapes de leur planification. De cette façon, ils peuvent maximiser les avantages de la collaboration éventuelle et potentiellement augmenter la participation des autres membres.
Les membres dont l'initiative a reçu l'assistance du METF doivent annoncer leurs plans dans la liste [apc.members]; Cela permet aux autres membres de l'APC d'envisager la possibilité de leur propre participation à l'échange / rencontre (le cas échéant). Bien qu'il ne soit pas toujours possible d'intégrer d'autres membres ayant des intérêts similaires dans une rencontre face à face, il existe généralement d'autres moyens à participation, allant de la participation en ligne en temps réel à la participation à distance et la collaboration sur les préparatifs des échanges / rencontres qui ont reçu l'assistance du METF et initiatives de suivi qui en découlent.
7.2 Partage des résultats de la collaboration et des voyages pris en charge par le METF
Les membres sont responsables du partage des résultats de leurs voyages ayant reçu l'assistance du METF avec le réseau dans les trois semaines après la fin de l'échange de membres ou de l'événement assisté. Envisagez d'élaborer un plan pour partager les résultats et en discuter avec le coordonnateur du partage des connaissances d'APC ou l'équipe de communication d'APC.
La raison de ce compte rendu n'est pas l'amour de la bureaucratie. Nous prenons au sérieux le partage des connaissances au sein d'APC et voulons nous assurer que nous trouvons un équilibre où documenter votre échange ou l'événement auquel vous participez est amusant et utile sans surcharger votre temps, tandis que le reste du réseau a la chance d'apprendre de votre expérience et éventuellement rejoindre votre initiative (si pertinent et possible).
7.2.1 Échanges / rencontres de membres
Les membres impliqués dans un échange / une rencontre de membres qui reçoivent une assistance du METF sont responsables de documenter les résultats de leur rencontre et de les partager avec le réseau. Ils doivent également écrire un article/blog sur l'échange / la rencontre pour publication sur le site web d'APC.
Les résultats peuvent inclure des histoires, du matériel de formation, de la documentation et des leçons tirées de la collaboration au projet, ou d'autres formes d'apprentissage qui peuvent être documentées et partagées. Le cas échéant, il est fortement recommandé que les membres organisent un webinaire thématique comme moyen efficace de partager les connaissances avec le reste du réseau. Dans ce cas, ils seront assistés par le personnel d'APC qui pourra organiser la logistique du webinaire.
Les membres sont également encouragés à partager leurs expériences en utilisant les différentes listes de diffusion thématiques et régionales d'APC et / ou la section du blog APC.org. De cette façon, le réseau APC peut non seulement bénéficier de l'échange de membres, mais aussi contribuer potentiellement aux projets sur lesquels vous travaillez avec vos partenaires APC.
7.2.2 Voyages à des évènements
Lorsque vous utilisez l'assistance METF pour voyager vers des événements, les membres sont invités à partager les enseignements de l'évènement avec le reste du réseau. Cela peut être fait via un article/ blog sur APC.org, un rapport interne pour les membres, ou un webinaire.
Lorsque plusieurs membres reçoivent l'assistance pour prendre part à un évènement, ils sont encouragés à développer conjointement le rapport / blog, ou à joindre leurs efforts et à organiser un webinaire dédié à l'évènement ou à certains de ses aspects..
Les rapports du METF et d'autres formes de partage devraient se focaliser sur les opportunités pour les membres, les nouvelles initiatives ou partenariats intéressants, les tendances et les développements que les membres devraient connaître, etc.
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Le non partage du rapport requis (ou d'autres résultats d'apprentissage) de votre voyage ayant reçu l'assistance du METF, conduira votre organisation à être considérée comme «non-affiliée à APC» et donc inadmissible à tout autre soutien financier d'APC. Cela équivaut à ne pas être à jour avec les cotisations des membres.
7.3 Utilisation des fonds et rapports financiers
Les membres doivent utiliser les ressources du METF strictement aux fins énoncées dans la demande et fournir à APC un bref rapport financier accompagné de copies des billets et des reçus d'hébergement. Les achats de services doivent respecter la politique d'approvisionnement d'APC.
Si une organisation à qui l'assistance a été accordée ne fournit pas tous les reçus et rapports requis sans fournir une explication raisonnable, cette organisation peut devenir inadmissible à présenter de futures demandes au METF ou à d'autres subventions d'APC.
Fonds non utilisés
Les fonds non dépensés (partiels ou entiers) accordés pour des échanges de membres ou pour des voyages doivent être retournés à APC dans le mois suivant la fin du voyage ayant reçu l'assistance du METF, sauf accord contraire avec le coordonnateur du METF. Ceci inclut les situations où une partie ou la totalité des fonds restent inutilisés, par exemple lorsque les participants trouvent des options de voyage et d'hébergement moins chères, que les participants ne peuvent pas assister à la réunion ou à l'événement, etc. Pour plus d'informations sur le METF, écrire à mef-at-apc.org.
