1. Purpose of the METF
The APC Member Engagement and Travel Fund (METF) aims to support member-driven skills sharing, and planning for collaboration among APC members, as well as members’ participation in events organised by others.
Online collaboration can be very powerful, but it has limitations. Over the decades, the APC network has grown significantly in size and geographic reach. And while this increases opportunities for working together, it makes effectively facilitating collaboration and exchange more challenging. The METF supports APC member and staff travel and face-to-face meetings when effective collaboration requires it. Its goal is to make it possible for members to:
a) Meet for activities such as:
- Skills sharing or training
- Emergency technical assistance
- Problem solving
- Technical development
- Project planning and development
- Strategic planning
- Service and product development.
b) Attend events organised by others (e.g. conferences and workshops) where members’ participation in these events contributes to strengthening and/or diversifying the APC network and to achieving APC’s strategic priorities.
2. What does the METF support?
The scope of METF support is described in detail in the table below.
| Item | Support available? | Notes/exceptions | |
| (YES) or (NO) between brackets means that exceptions are possible under specific circumstances - see the "Notes/exceptions" column. | |||
| 1 | Long distance travel | YES | |
| 2 | Accommodation costs | YES | Members can request support for their accommodation costs. However, the members applying must demonstrate that they are requesting support for accommodation in a reasonably priced hotel (for given location). Members must use the fund's resources responsibly and with consideration. Arrangements for shared accommodation, solidarity lodging, and similar are always encouraged. |
| 3 | Visa costs | YES | The cost of a visa can be requested from the METF. |
| 4 | Travel insurance | YES | The cost of travel insurance for the duration of the METF-supported event can be requested from the METF. APC does not expect anyone to travel without proper travel insurance. |
| 5 | Vaccination costs | YES | The cost of vaccinations needed for travel to a given country can be requested from the METF. |
| 6 | Local travel | ccffffYES | The METF can be used to support local travel. This applies both to traveling to/from the airport (when embarking on a long-distance travel) as well as to travel to events and collaboration meetings within the same country. |
| 7 | Per diems | (NO) | In principle, the METF does not cover per diems. However, when members travel to countries where daily expenses are high, they can request support from APC to compensate for the high cost. It is the members' responsibility to cover the first USD 50/day, but when the per diem rate for a given country exceeds USD 50, members can request METF support to cover the difference. For example: if the per diem rate for New York s USD 80/day, the METF can pay for USD 80-50=30/day. APC staff will make per diem rates for the most common travel destinations available to members, and the APC finance team can be consulted on rates for any other location. |
| 8 | Participation of several representatives of a member organisation in an event | (NO) | The METF only funds the participation of one representative per member organisation in any given event. However, when travel costs are low, funding of more than one representative can be requested. |
| 9 | Meeting venue rental | NO | The METF does not provide support for meeting venue rental costs. |
| 10 | Equipment and office supplies | NO | The METF does not provide support for equipment and office supplies. |
| 11 | Personal time (salaries) | NO | Members should be benefiting from METF-supported travel itself in a number of ways. Their work hours/time spent while traveling is not paid for by the METF. |
Exceptions
When it is difficult for members to cover their part of the costs associated with travel (costs that are not covered by the METF), they can request additional support as an exception. However, the overall cost of travel is the main factor taken into consideration to determine whether or not such an exception is made. In other words, where the total costs paid by the METF are low (e.g. under USD 1,000), it is more likely that support for additional expenses will be approved. The purpose of this provision is to ensure that the distribution of METF support is balanced and fair.
3. Who is eligible for METF support?
METF support is available only to APC member organisations.
Only APC members in good standing are eligible for METF support. This means that the member organisation must not owe APC any of the following: dues or other outstanding funds, contractual work paid for but not yet delivered, financial or narrative reports from activities previously supported by APC.
4. General principles guiding usage of the METF
For long-distance international travel, individual awards are not expected to exceed USD 2,500 per individual involved in a member exchange or traveling to an event organised by others. For local travel within one country, the maximum METF support is USD 500 per individual involved in a member exchange or traveling to an event organised by others.
Exceptions can be made in cases where evidence is provided that even the most economical airfare and accommodation will exceed this amount, and such extra costs are justified.
- The principle of the METF budget is one of shared responsibility and commitment. In practice, this means that members are encouraged to contribute as much as they can to the costs of participation in an event or member exchange.
- The METF covers the costs of a return airfare (discounted economy) and accommodation in a reasonably priced hotel (for a given location). See table above for details on accommodation.
- In general, METF only funds the participation of one member representative in any given event (can be two in case of local travel).
- In general, METF will only fund a member for participation in one event that requires long-distance travel, in any given calendar year. If, in given year, a member received only support for local travel (maximum USD 500), support for another local travel can be requested. Alternatively, members can also request local-travel support for two participants.
Under certain circumstances (such as under-utilised funds), members may apply to the fund more times than as is outlined above. - Members whose travel has been supported by the METF must comply with the sharing/reporting obligations to the network within three weeks after the event has concluded. See section 7.2 Sharing outcomes of collaboration and travel supported by the METF for details.
5. When and how to apply
- Applications can be sent at any time. Applications for emergency technical support should be clearly marked.
- Applications for member exchanges should be submitted by completing the online form (in English). Write to mef-at-apc.org if you are not sure how to access it.
- For reasons of accountability, all applications must be submitted by the member’s first representative to the APC Council.
- Applications are reviewed by members of the APC Board of Directors with the support of APC staff. We aim to have a fast turnaround time. We estimate the review and notification process should take no longer than two to three weeks from the date that all the required information has been received.
- It is recommended that you apply for METF support no less than four weeks before your planned travel. Particularly when METF reviewers need to assess multiple applications at the same time, we cannot guarantee that your application will be reviewed on time.
- Updates on applications to the METF and awards made by the METF will be included in internal member spaces on apc.org.
5.1 Eligibility criteria for submitting applications
- Only APC organisational members who are up to date with their member obligations qualify for application.
- In the case of applications for member exchanges, applications must be submitted by one of the members participating in the exchange. All other participating members should be listed in the application if any support is being requested for their participation.
- Members applying for METF support must be willing to formally commit themselves to sharing the outcomes of their travel with the rest of the network, by submitting a report, contributing a blog post to APC.org, organising a webinar, or sharing outcomes in another agreed format.
- Travel support is provided only for travel to events that are directly related to APC-wide initiatives and contribute to APC's strategic priorities.
- Applicants for travel support are strongly encouraged to explore opportunities for their travel to contribute to further networking and collaboration in APC. Such plans should be clearly stated in the application.
5.2 What information should be in the application?
The applicant or applicants should demonstrate clearly what need/s the exchange will address, or how their travel to a given event benefits the network. Applicants should state how the exchange or travel to an event will:
- Increase the capacities of all or one of the participating organisations
- Help solve problems
- Respond to a technical or other emergency
- Help to develop collaborative project/s
- Be of benefit in any other way to the participating organisation/s
- Help APC to engage in a new initiative or partnership (in the case of support for travel to events)
- Further APC’s work in any of its strategic priority areas.
*Member exchanges are expected to address as many of the needs listed as possible, but not necessarily all of them.*
In the case of member exchanges/meetings, the applicants should explain clearly why face-to-face collaboration as opposed to online collaboration is necessary. A basic draft plan for the member exchange/meeting should be provided with the application. This draft should include a description of how the participating members are planning to share the outcomes of the meeting with the rest of APC.
6. How does the selection process work?
6.1 METF support criteria
All applications that meet the METF criteria and include all the required information wll be supported, provided there is sufficient funding available. APC staff will assist applicants in ensuring that all the necessary information is included before the application is submitted to the review team.
The main selection criteria which impact on awarding METF grants, particularly when funds are low and some applications have to be prioritised, are as follows:
- Contribution of member participation in a given event to APC’s strategic priorities
- Demonstrated benefits of member’s participation for their own organisation and for the APC network
- Quality of the plan for sharing outcomes of METF-supported travel with the APC network
- METF support in past years
Organisations who have not yet used resources from the METF will be favoured when their application is evaluated. That does not mean that members who have previously used the fund should not apply. Some projects may obviously require follow-up meetings and collaboration. Nevertheless, when available funds are not sufficient to comply with all requests, those who have not previously benefited from the METF will be given preference.
- Regional balance
Reviewers will try to ensure that regional balance is maintained over the longer term. However, we do anticipate that collaboration will not always be equally intense in all regions at the same time. For example, after a regional member meeting, several requests from that region should be expected.
If your member exchange application is not granted support at any given time, you can re-apply once the fund has been replenished.
6.2 Transparency in the application process
The METF working group is an advisory committee, established by the APC Board of Directors. It is composed of volunteers from the APC Board of Directors and APC Council, the APC executive director, the APC director of operations, and other support staff. The group’s work is coordinated by the APC network development coordinator. It is responsible for reviewing METF applications, discussing them and making decisions about eventual support from the METF. The METF coordinator often works with members on METF applications before they are submitted for review.
In June 2022, the METF working group had the following members:
- Chat Garcia Ramilo
- Karel Novotný (METF coordinator)
- Karen Banks
- Lillian Nalwoga
- Liz Probert
- Osama Manzar
- Valentina hvale pellizzer
7. Conditions that apply once the award has been made
7.1 Enabling other APC members to be involved
* Members who wish to apply for METF support are encouraged to share their plans in appropriate APC lists at the early stages of their planning. That way they can maximise the benefits from eventual collaboration and potentially increase the involvement of other members.
Members whose initiative has been awarded METF support should announce their plans in the [apc.members] list. That makes it possible for other APC members to consider the possibility of their own involvement in the exchange/meeting (where applicable). Although it is not always possible to incorporate other members with similar interests in a face-to-face meeting, there are usually other alternative means of involvement, ranging from real-time online participation to remote involvement and collaboration on preparations for the METF-supported exchange/meeting and follow-up initiatives that result from it.
7.2 Sharing outcomes of collaboration and travel supported by the METF
Members are responsible for sharing outcomes of their METF-supported travel with the network within three weeks after the end of the member exchange or the event attended. Consider developing a plan for sharing the outcomes and discussing it with APC knowledge sharing coordinator and/or the APC communications team.
APC takes knowledge sharing in the network seriously and we want to make sure that we find a balance where documenting your exchange or the event you attend is enjoyable and useful for you without over-burdening your time, while the rest of the network gets a chance to learn from your experience and eventually join your initiative (if relevant and possible).
7.2.1 Member exchanges/meetings
Members involved in a member exchange/meeting who receive support from the METF are responsible for documenting the outcomes of their meeting and sharing them with the network.
The outcomes can include stories, training materials, documentation and lessons learned from project collaboration, or other forms of learning that can be documented and shared. Where relevant, it is highly recommended that members organise a thematic webinar as an effective way of sharing knowledge with the rest of the network. In such case they will be assisted by APC staff who can organise the logistics of the webinar.
Members are also encouraged to share their experiences using the various thematic and regional APC mailing lists and/or the APC.org blog section. That way the APC network can not only benefit from the member exchange, but also potentially contribute to projects you are working on with your APC partners.
7.2.2 Travel to events
When using METF support for travel to events, members are asked to share learnings from the event with the rest of the network. This can be done through a blog post on APC.org, an internal report for members, or a webinar.
When several members receive support to attend an event, they are encouraged to develop the report/blog post jointly, or to join efforts and organise a webinar dedicated to the event or some aspects of it.
Reports and other forms of sharing should focus on opportunities for members, interesting new initiatives or partnerships, and trends and developments that members should learn about.
---
Failure to share the required report (or other learning outcomes) from your METF-supported travel will result in your organisation being considered "not in good standing with APC" and therefore ineligible for any further financial support from APC. It is equivalent to not being up to date with membership dues.
7.3 Use of funds and financial reporting
Members should use the METF resources strictly for the purposes stated in the application and provide APC with a brief financial report accompanied by copies of tickets and accommodation receipts. Purchases of services must comply with APC’s procurement policy.
If an organisation that was granted support fails to provide all required receipts and reports without providing a reasonable explanation, that organisation may become ineligible to make future applications to the METF or other APC grants.
Unspent funds
Unspent funds (whether partial or whole) granted for member exchanges or travel to events must be returned to APC within one month of the completion of the METF-supported travel, unless agreed otherwise with the METF coordinator. This includes situations where some or all of the funds remain unspent due to, for example, participants finding cheaper travel and accommodation options, participants being unable to attend the meeting or event, and so on. For more information on the METF, write to mef-at-apc.org.
8. How to apply
1. Please read carefully METF fund criteria above.
2. Go to: https://metf.apc.org/node/add/apc-metf-appform and log-in with your APC member organisational account details.
1. Propósito del METF
El Fondo de viaje e intercambio de miembros (METF, por su sigla en inglés) de APC tiene como propósito apoyar que miembros de APC compartan habilidades, prácticas residentes y planes de colaboración, como también viajes y participación de miembros en eventos organizados por otros.
La colaboración en línea puede resultar muy poderosa pero tiene sus limitaciones. Con el paso del tiempo, la red de APC creció significativamente en tamaño y alcance geográfico. Y si bien esto incrementa las posibilidades de trabajar en conjunto, hace que el desafío de facilitar efectivamente la colaboración y el intercambio sea mayor. El METF brinda apoyo a miembros y personal de APC para viajes y reuniones presenciales cuando la colaboración efectiva lo requiera. Su meta es posibilitar que miembros de APC puedan:
a) Encontrarse para actividades como:
-
Compartir habilidades o capacitación
-
Asistencia técnica de emergencia
-
Resolución de problemas
-
Desarrollo técnico
-
Planificación y desarrollo de proyectos
-
Planificación estratégica
-
Desarrollo de servicios y productos.
b) Asistir a eventos organizados por otros (p.ej. conferencias y talleres) en los que la participación de miembros contribuya a fortalecer y/o diversificar la red de APC y a alcanzar las prioridades estratégicas de APC.
2. ¿Qué apoya el METF?
La tabla que sigue describe en detalle el alcance del apoyo del METF.
|
|
ITEM |
¿HAY APOYO |
OBSERVACIONES / |
|
|
(SI) o (NO) entre paréntesis significa que bajo determinadas circunstancias hay excepciones posibles – ver columna de “observaciones/excepciones”. |
||
|
1. |
Viaje de larga distancia |
SI |
|
|
2. |
Gastos de alojamiento |
SI |
Los miembros pueden solicitar apoyo para sus gastos de alojamiento. De todos modos, deben demostrar que piden apoyo para alojamiento en un hotel de precio razonable (en una ubicación dada). Los recursos del fondo deben usarse con responsabilidad y consideración. Se alientan los alojamientos compartidos y solidarios |
|
3. |
Costo de visa |
SI |
Puede solicitarse al METF el costo de la visa. |
|
4. |
Seguro de viaje |
SI |
Puede solicitarse al METF el costo de seguro de viaje durante el tiempo que dure el evento apoyado por el METF. APC no espera que nadie se traslade sin un seguro de viaje apropiado. |
|
5. |
Costos de vacunación |
SI |
Pueden solicitarse al METF los costos de las vacunas necesarias para viajar a determinados países. |
|
6. |
Traslados locales |
(SI) |
Puede utilizarse el METF para traslados locales (p.ej. desde y hacia el aeropuerto) solo cuando el costo exceda los USD 50. En estos casos, los primeros USD 50 deberán ser cubiertos por el miembro y el METF cubrirá la diferencia. |
|
7. |
Viáticos diarios |
(NO) |
En principio, el METF no cubre viáticos. Sin embargo, cuando viajan a países donde los gastos diarios son altos, los miembros pueden solicitar a APC que compense esos costos. Es responsabilidad del miembro cubrir los primeros USD 50/día, pero cuando el promedio de gastos diarios en un país excede USD 50, los miembros pueden solicitar apoyo del METF para cubrir la diferencia. Por ejemplo, si los gastos diarios en Nueva York son de USD 80/día, el METF puede cubrir USD 80-50=30/día. El personal estimará los gastos diarios para los destinos de viaje más comunes y pondrá esas estimaciones a disposición de los miembros y se podrá consultar al equipo de finanzas las tarifas para cualquier otra localidad. |
|
8. |
Participación de varios representantes de una organización miembro en un evento |
(NO) |
El METF sólo financiará la participación de un representante por organización miembro a cualquier evento. De todos modos, si los costos de viaje son bajos, se puede solicitar la financiación de más de un representante. |
|
9. |
Alquiler de local de reunión |
NO |
El METF no provee apoyo para cubrir los costos de alquiler de local de reunión. |
|
10. |
Equipamiento y suministros e oficina |
NO |
El METF no provee apoyo para equipamiento y suministros de oficina. |
|
11. |
Tiempo personal (salarios) |
NO |
Cada miembros se beneficia de diversas maneras a través de los viajes apoyados por el METF. METF no pagará sus horas de trabajo ni el tiempo utilizado en viajes. |
Excepciones
Cuando a los miembros les resulte difícil cubrir su parte de los costos asociados a un viaje (los costos no cubiertos por el METF), pueden, excepcionalmente, solicitar apoyo adicional. De todos modos, el principal factor que se tendrá en cuenta para decidir si se hace la excepción es el costo total del viaje. En otras palabras, cuando los costos totales abonados por el METF sean bajos (p.ej. por debajo de USD 1.000) es más probable que se aprueben los gastos adicionales. El propósito de esta disposición es asegurar una distribución equilibrada y justa del apoyo del METF.
3. ¿Quiénes están en condiciones de recibir apoyo del METF?
El apoyo del METF sólo estará disponible para organizaciones miembro de APC.
Solo los miembros de APC en situación regular podrán recibir apoyo del METF. Esto quiere decir que la organización miembro no tendrá con APC deudas u otros pagos pendientes, trabajos pagados pero aún no entregados, ni deberá informes financieros o narrativos de actividades anteriormente apoyadas por APC.
4. Principios generales para el uso del METF
Las asignaciones individuales nos deberían exceder USD 2,500 por persona involucrada en un intercambio de miembros o que viaja a un evento organizado por otros. De todos modos podrá haber excepciones en casos donde se provee constancia de que aún las tarifas aéreas y de alojamiento más económicas sobrepasan esa suma y estos costos extra están justificados.
-
El presupuesto del METF tiene como principio la responsabilidad compartida y el compromiso. Esto en la práctica significa que se alienta a los miembros a que contribuyan tanto como puedan a los costos de su participación en un evento o intercambio.
-
El METF cubre los costos de viaje aéreo de ida y vuelta (en económica) y alojamiento en hotel con tarifa razonable (de acuerdo a la localidad). Para más detalles, ver la tabla de arriba.
-
En general, el METF solo cubre la participación de un/a representante en un evento dado, aunque bajo determinadas circunstancias podrá financiar a más de un/a representante (por ejemplo, cuando los costos de participación de cada representante sean bajos).
-
En general, el METF sólo financiará la participación del miembro en un solo evento durante el año calendario. Sin embargo, bajo determinadas circunstancias (como fondos subutilizados) un miembro podrá solicitarlo aplicar para una segunda vez.
-
Los miembros cuyo viaje haya sido financiado por el METF deberán cumplir con sus obligaciones de informar o compartir en la red dentro de las tres semanas siguientes a la finalización del evento. Ver detalles en la sección “7.2 Compartir los resultados de la colaboración y el viaje financiado por el METF”.
5. Dónde y cuándo solicitar
-
Las solicitudes pueden enviarse en cualquier momento. Las solicitudes de apoyo técnico de emergencia deben estar claramente señaladas.
-
Las solicitudes para intercambio de miembros deben remitirse completando el formulario en línea (en inglés). Contacta con mef@apc.org si tienes dudas de cómo acceder.
-
Por razones de contabilidad, todas las solicitudes deben ser remitidas por el/la primer representante del miembro ante el Consejo de APC.
-
Las solicitudes son revisadas por la Junta Directiva de APC con apoyo de personal de APC. Nuestra intención es brindar una respuesta rápida. Estimamos que el proceso de revisión y notificación no debería tomar más de dos o tres semanas desde la fecha de recepción de toda la información requerida.
-
Se recomienda solicitar formalmente el apoyo del METF cuatro semanas antes del viaje planificado, como mínimo. En particular cuando quienes revisan deben evaluar múltiples solicitudes a la vez, no podremos garantizar que su solicitud sea revisada a tiempo.
-
Se incluirá información actualizada acerca de las solicitudes y sus asignaciones en espacios exclusivos para miembros en apc.org.
5.1 Criterios de selección para envío de solicitudes
-
Sólo podrán presentarse miembros de APC que estén al día con sus obligaciones de miembros.
-
En el caso de solicitudes de intercambio de miembros, éstas deben ser remitidas por todos los miembros que participan del intercambio.
-
Quienes soliciten apoyo del METF deben comprometerse formalmente a compartir los resultados de su viaje con el resto de la red, ya sea mediante un informe, una entrada de blog enviada a APC.org, organizando un webinar u otro formato acordado para compartir resultados.
-
Se brindará apoyo sólo a viajes para eventos directamente relacionados con iniciativas de la red de APC y que contribuyan a las prioridades estratégicas de APC (en particular eventos donde se planifican estrategias conjuntas y en los que el miembro que viaja represente a varios otros miembros de la red).
-
Se esperade quienes soliciten apoyo para viajes que exploren las oportunidades de que su viaje contribuya a un mayor trabajo en red y colaboración en APC. Este tipo de planes deben estar claramente mencionados en la solicitud.
5.2 ¿Qué información debe incluirse en la solicitud?
Quienes solicitan apoyo del METF deben explicar con claridad qué necesidades satisface el intercambio o de qué manera su viaje a un evento determinado beneficia a la red. Los/as solicitantes deben consignar en qué forma el viaje o intercambio:
-
Incrementará las capacidades de una o más de las organizaciones participantes
-
Ayudará a resolver problemas
-
Responderá a una emergencia técnica o de otra clase
-
Contribuirá a desarrollar proyectos colaborativos
-
Beneficiará de alguna otra forma a las organizaciones participantes
-
Ayudará a APC a involucrarse en una nueva iniciativa o asociación (en el caso de apoyo para viajes a eventos)
-
Avanzará el trabajo de APC en cualquiera de sus áreas de prioridad estratégica.
*Se espera que los intercambios de miembros satisfagan tantas necesidades de esta lista como sean posibles, pero no necesariamente todas.*
En el caso de intercambios/reuniones de miembros, los/las solicitantes deben explicar claramente por qué se prefiere colaboración presencial en vez de en línea y cómo se utilizará la colaboración en línea para la preparación y el seguimiento. Junto con la solicitud se proveerá un plan en borrador del intercambio/reunión de miembros, que incluirá una descripción de cómo los miembros participantes planean compartir los resultados de la reunión con el resto de APC.
6. ¿Cómo funciona el proceso de selección?
6.1 Criterios de apoyo del METF
Todas las solicitudes que cumplan con los criterios del METF e incluyan toda la información requerida recibirán apoyo en la medida en que haya fondos suficientes. APC asesorará a los/las solicitantes para que incluyan toda la información requerida antes de que la solicitud sea remitida al equipo de revisión.
Los principales criterios de selección que se tienen en cuenta en la adjudicación de los fondos, en particular cuando estos son escasos y es necesario priorizar solicitudes, son los siguientes:
-
Contribución de la participación del miembro en un evento a las prioridades estratégicas de APC
-
Beneficios demostrados de la participación del miembro para su propia organización y para la red de APC
-
Calidad del plan para compartir los resultados del viaje apoyado por el METF con la red de APC
-
Apoyo del METF en años anteriores
Las organizaciones que aún no hayan usado recursos del METF tendrán prioridad cuando se evalúe su solicitud. Esto no implica que no se puedan presentar miembros que hayan utilizado el fondo con anterioridad. Algunos proyectos sin duda necesitarán reuniones de seguimiento y colaboración. Sin embargo, cuando los fondos disponibles no sean suficientes para satisfacer todas las solicitudes, tendrán preferencia quienes no se hayan beneficiado del METF con anterioridad.
- Equilibrio regional
El equipo de revisión intentará mantener en el largo plazo un equilibrio entre las regiones. De todos modos, anticipamos que la colaboración no siempre tendrá la misma intensidad en todas las regiones al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando haya una reunión regional de miembros, es de esperar que se presenten varias solicitudes de esa misma región.
Si su solicitud de intercambio de miembros no recibe apoyo en un determinado momento, puede volver a solicitar financiación una vez que el fondo se haya renovado.
6.3 Transparencia en el proceso de solicitud
El grupo de trabajo del METF es una comisión asesora establecida por la Junta Directiva de APC. Lo componen voluntarios de la Junta Directiva del APC, el Consejo de APC, la directora ejecutiva de APC, la directora de operaciones y otro personal de apoyo. La coordinadora de desarrollo de la red de APC coordinará el trabajo del grupo. Este será responsable de revisar las solicitudes al METF, tratarlas y tomar decisiones sobre eventuales apoyos del METF. La coordinadora podrá trabajar con los miembros sus solicitudes al METF antes de que sean remitidas para su revisión.
En abril de 2018, el grupo de trabajo del METF cuenta con los/las siguientes integrantes:
-
Anriette Esterhuysen
-
Chat Garcia Ramilo
-
Karel Novotný (coordinador del METF)
-
Karen Banks
-
Lillian Nalwoga
-
Liz Probert
-
Osama Manzar
-
Valentina hvale pellizzer
7. Condiciones aplicables una vez que se ha otorgado el apoyo
7.1 Permitir que otros miembros de APC se involucren
* Se exhorta a los miembros que deseen solicitar apoyo del METF a compartir sus planes en las listas adecuadas de APC durante las primeras etapas de la planificación. De esta manera podrán maximizar los beneficios de la eventual colaboración y potencialmente incentivar que otros miembros se involucren.
Los miembros cuya iniciativa reciba apoyo del METF deben anunciar sus planes en la lista [apc.members]. Eso posibilita que otros miembros de APC consideren la posibilidad de involucrarse en el intercambio/reunión (cuando corresponda). Aunque no siempre es posible incorporar en una reunión presencial a otros miembros con intereses similares, por lo general existen medios alternativos para involucrarse, desde la participación en línea en tiempo real hasta la colaboración remota en los preparativos del intercambio/reunión apoyado por METF y las iniciativas de seguimiento que de allí surjan.
7.2 Compartir los resultados de la colaboración y el viaje apoyado por el METF
Los miembros son responsables de compartir con la red los resultados de su viaje apoyado por el METF dentro de las tres semanas siguientes al intercambio o evento. Se recomienda que consideren elaborar un plan para compartir los resultados y discutirlos con la coordinación de conocimientos compartidos del equipo de comunicaciones de APC.
El motivo de este informe no es burocrático. En APC tomamos en serio el hecho de compartir el conocimiento y queremos asegurarnos de que a los miembros les resulta útil documentar el intercambio o evento al que que asisten, sin sobrecargarlos, y también de que la red tiene la oportunidad de aprender de la experiencia y, eventualmente, unirse a iniciativas anteriores (si resulta relevante y posible).
7.2.1 Intercambios/reuniones de miembros
Los miembros que participen de un intercambio/reunión con apoyo del METF son responsables de documentar los resultados de su reunión y compartirlos con la red. También se espera que escriban una entrada de blog sobre el intercambio/reunión para publicar en el portal de APC.
Estos resultados pueden incluir historias, materiales de capacitación, documentación y lecciones aprendidas de la colaboración en el proyecto u otras formas de aprendizaje que puedan documentarse y compartirse. Cuando sea relevante, se recomienda que los miembros organicen un seminario web temático como forma efectiva de compartir el conocimiento con el resto de la red. En este caso serán asistidos por personal de APC para la logística del seminario web.
También se anima a los miembros a compartir sus experiencias a través de las diversas listas de correo electrónico temáticas o regionales de APC y/o la sección de blog de APC.org. De esta manera la red de APC no sólo podrá beneficiarse del intercambio de miembros sino también contribuir potencialmente a los proyectos en que los miembros trabajan con socios de APC.
7.2.2 Viajes a eventos
Cuando se utiliza apoyo el METF para viajes a eventos, se pide a los miembros que compartan los aprendizajes del evento con el resto de la red. Esto se puede hacer mediante una entrada de blog en APC.org, un informe interno para miembros o un seminario web.
Cuando varios miembros reciben apoyo para asistir a un evento, se les anima a que elaboren el informe/blog en forma conjunta o a que unan esfuerzos para organizar un seminario web dedicado al evento o a algunos de sus aspectos.
Los informes del METF y otras formas de compartir deberían centrarse en las oportunidades para miembros, las nuevas iniciativas o asociaciones interesantes, tendencias y desarrollos sobre los que los miembros podrían aprender, etc.
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El incumplimiento de compartir el informe requerido (u otro resultado) sobre el viaje apoyado por el MTEF resultará en que su organización sea considerada “en situación no buena con APC” y por lo tanto no sea elegible para posteriores apoyos financieros de APC. Será equivalente a no estar al día con las obligaciones de membresía.
7.3 Uso de fondos e informe financiero
Los miembros deben utilizar los recursos del METF estrictamente para los propósitos declarados en la solicitud y proporcionar a APC un breve informe financiero acompañado de copias de boletos y recibos. La compra de servicios debe cumplir con la política de adquisiciones de APC.
Si una organización que recibió apoyo no cumple con la presentación de los recibos e informes requeridos sin una explicación razonable, puede resultar no elegible en futuras solicitudes al METF o a otros subsidios de APC.
Fondos no utilizados
Los fondos asignados a intercambio de miembros o viajes a eventos que no hayan sido utilizados (ya sea en forma parcial o total) deberán ser devueltos a APC dentro del mes de realizado el viaje apoyado por el METF, salvo acuerdo diferente con el coordinador del METF. Esto incluye situaciones en que el fondo o parte de él queda sin utilizar debido a, por ejemplo, que los/las participantes hayan encontrado opciones de viaje o alojamiento de menor precio, que no hayan podido asistir al evento o reunión o motivos por el estilo.
Si desea más información sobre el METF, por favor diríjase a mef-@-apc.org.
