El personal de APC empezó a jugar con las wikis a nivel interno hace cuatro años, y luego las empezó a usar seriamente como herramienta en línea alrededor de un año más tarde. El trabajo en colaboración se documenta, habitualmente, en una pizarra o un grabador. Pero en la Asociación para el Progreso de las Comunicaciones, el espacio colectivo no es una sala, sino que cada uno/a trabaja desde su casa, algunos/as en pequeñas oficinas y otros/as en organizaciones afiliadas, desde el mundo entero.
La parte visible del trabajo del personal de APC se encuentra en línea, en documentos, en el blog de la organización, por VoIP [1] y, últimamente, en las wikis, que han dejado su carácter experimental para pasar a ser un hábito esencial en nuestro trabajo.
1 Voz sobre IP (VoIP) es un sistema de enrutamiento de conversaciones de voz mediante paquetes basados en IP (protocolo de internet).
Pero, ¿qué es una wiki? ¿En qué difiere de otras herramientas en línea que se usan en APC? Esta primera nota de una serie de dos examina esas cuestiones tomando como raíz la dinámica de trabajo internacional de APC.
¿Wiki?
Wiki es un sitio web construido a partir de una base de datos que permite publicar en línea de manera simple, rápida y versátil. La disposición gráfica de lo que se publica es mucho más simple que la mayoría de los “verdaderos” sistemas de manejo de contenidos (CMS, por su sigla en inglés), como las Aplicaciones de acción de APC. Es fácil de usar y muy flexible en cuanto a la estructuración del contenido –y todo ello sin que sea necesario tener un gran conocimiento de diseño o administración de sitios, a diferencia de los CMS.
El bien, la wiki y la bella
En 2002, muchos/as de APC usaban Hyper Text Markup Language (HTML) para formatear entradas al sitio web y presentar resultados en línea. Los sistemas de manejo de contenidos y los blogs empezaban a sonar suavemente, y su canción anunciaba que el HTML quedaría atrás.
La belleza de las wikis se basa en su simplicidad. Se tipea el texto en un formulario en línea y se publica instantáneamente en la página deseada. Para hacer el formato más atractivo se aplican estándares específicos. Al mismo tiempo, la mayoría de las wikis aceptan HTML, lo que significa que cualquier texto publicado y formateado en otros lados se puede volver a publicar sin perder su carácter.
A menos que un administrador decida lo contrario, la instalación de una wiki es predeterminadamente abierta –es decir, cualquiera que sepa de la existencia de una wiki puede publicar y editar. Esta apertura es fundamental en ciertos casos, cuando se trata de trabajo en colaboración.
Si se desea que varias personas colaboren en el boletín mensual de APC y se quiere tener un solo documento disponible para todos, todo el tiempo, la wiki es ideal. La experiencia indica que no hay nada más frustrante que tener que esperar a que un/a colega se despierte en un lugar del planeta con gran diferencia horaria, para pedirle la última versión de un documento que espera en su casilla de correo electrónico.
Otra cosa buena es que las bases de datos de las wikis requieren una instalación mínima, muy fácil de realizar. Sin embargo, es necesario tener conocimientos básicos de administración de un servidor para instalar una wiki. Pero esto no es un obstáculo grave en APC.
Cuando la conectividad es mala, se puede instalar la wiki en un computador personal y en el lugar que sea, en la red local. La simplicidad de instalación de la wiki hace que valga la pena instalarla a nivel local, incluso para un solo taller o reunión.
Documentación de las reuniones de APC
APC inicia y modera muchos talleres y reuniones por año, sobre cómo usar del mejor modo posible las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), cómo pensar y elaborar políticas relativas a internet, y fortalecer la red de la organización.
Las wikis son un recurso esencial para llevar el registro de reuniones y otros eventos de ese tipo. No sólo se trata de una herramienta muy simple de publicación que se le puede enseñar a usar a cualquier participante de un taller en media hora, sino que también es excelente para permitir expresarse a la vez a más de una persona. Todos/as pueden publicar todo tipo de contenidos en la forma y el espacio que deseen. Así, una comunidad activa puede desarrollar conocimientos en conjunto, de una manera mucho más fácil.
Esta flexibilidad y facilidad de uso pueden servir para motivar a los participantes de un taller para ingresar notas sobre las sesiones, observaciones personales, agendas, planes de acción, y demás. Las wikis de las reuniones de APC se han convertido en bitácoras donde se encuentra compilado todo el “conocimiento”, para su posterior utilización.
Incluso, una vez terminados los eventos, se pueden usar las wikis como punto de partida para desarrollar aún más diversos hilos conductores y tópicos surgidos de las discusiones. La instalación de wikis tuvo éxito en varios encuentros y eventos de APC, como los encuentros regionales y del consejo, el campamento de las Aplicaciones de acción de 2004 y una serie de encuentros para un proyecto de conexión inalámbrica.
Campamento de Aplicaciones de acción
APC utilizó la TikiWiki como plataforma para documentar una reunión intensiva de desarrolladores de Aplicaciones de acción [2] que duró una semana. Había que lograr que todos los participantes y cualquier integrante de la comunidad de las Aplicaciones de acción pudieran seguir las conclusiones de la reunión en línea, además de agregar sus propias contribuciones.
La wiki elegida fue una de las totalmente abiertas – no se necesitaba login para subir contenidos.
2 Las Aplicaciones de acción son una herramienta de publicación en colaboración en la web para organizaciones sin fines de lucro, desarrolladas por APC. Por más información, ver: http://actionapps.org/
Se utilizó sobre todo para planear la agenda del encuentro y crear páginas personales para cada participante. A medida que avanzaba la reunión, los/as participantes empezaron a agregar páginas y secciones en las que se proponían temas de discusión, se presentaban planes de acción, etc. Como los temas de discusión estaban divididos en cuatro áreas principales, la página de acceso de la wiki se convirtió en un panel de anuncios que presentaba subsecciones.
Se creó una sección para reunir recursos de capacitación y documentación que antes estaban dispersas entre los diversos sitios de los miembros de APC. Al término de la reunión, la wiki se usó para profundizar aun más en los principales temas de discusión. El ActionKit [3] – un proyecto aparte de sistema operativo cuya planificación se inició durante la reunión de Aplicaciones de acción- se benefició especialmente gracias a este espacio.
3 Ver la wiki del Campamento de Aplicaciones de acción: http://www.actionapps.org/tikiwiki
Desarrollo de proyectos en colaboración
Otro buen uso de las wikis es para el desarrollo colectivo de propuesta de un proyecto. Un grupo de personas dispersadas geográficamente puede desarrollar textos directamente “en la página”, o subir archivos de documentos a un repositorio de wiki. El repositorio contendrá así archivos adjuntos que se pueden bajar, con la hora exacta de los ingresos, notas de los/as autores/as y otras cosas por el estilo.
En general, se combinan las dos técnicas. El documento “formal” suele desarrollarse y subirse al sitio como archivo de texto descargable, mientras se desarrollan algunas secciones y listas de recursos en una página web. Este enfoque requiere que alguien integre luego las secciones desarrolladas al documento matriz. Así que, si bien las wikis le facilitan las cosas a unos/as cuantos/as, no le facilitan la tarea a quién está a cargo de realizar una buena síntesis.
Una precaución a tener en cuenta es no sobreescribir el texto de otro/a. Eso puede suceder cuando dos personas trabajan simultáneamente en la página, sin saberlo.
El proyecto Tricalcar
Se usó una wiki con mucho éxito para el intercambio de colaboraciones que llevó a la propuesta del proyecto Tricalcar, una versión del proyecto de conexión inalámbrica para América Latina y el Caribe (ALC), de APC. Más de diez colaboradores/as tenían que poder trabajar en el mismo documento. Y eso era difícil porque vivían en toda la región de ALC (y algunos en Europa).
Hacer circular el documento por correo electrónico no era una opción a considerar, porque el riesgo de perderle la pista a las versiones es muy alto. Algunos/as se dedicaban a desarrollar secciones de propuesta, mientras otros/as agregaban contenido. Los/as colaboradores/as vivían y trabajaban en distintas zonas horarias, por lo que un repositorio central de documentos era aún más esencial.
Se creó una wiki con las siguientes características: cualquiera podía leer, pero sólo los usuarios registrados podían editar contenido, cargar y descargar documentos adjuntos.
Se crearon secciones específicas para el desarrollo conjunto de algunos capítulos de la propuesta. Luego, uno o dos editores los incorporaron al documento matriz. Cada vez que alguien le hacía cambios al documento, lo subía con comentarios vinculados a los cambios realizados.
Se puede ver la wiki Tricalcar en: http://www.apc.org/tiki-lacwifi/ (es necesario registrarse para ver los documentos adjuntos).
Desarrollo de documentación de fuente abierta
Cada vez es más común usar algún tipo de wiki como plataforma de desarrollo para la documentación de un proyecto de fuente abierta. Esto se debe al hecho de que las wikis se han vuelto mucho más flexibles en el diseño de la disposición. Pero lo más importante es que los proyectos de fuente abierta dependen de la participación de una comunidad en su desarrollo, lo que se aplica tanto a la propia aplicación, como a la documentación.
La wiki hace que sea fácil para todo el mundo contribuir al desarrollo de documentación, sin vías de acceso pesadas.
Por ejemplo, para el desarrollo de la documentación de las Aplicaciones de acción se eligió la MediaWiki. La versión previa que se usaba no era muy fácil en cuanto a la contribución, lo que desalentaba los aportes comunitarios al proyecto. Se necesitaba una plataforma en la que cualquiera pudiera registrarse e ingresar contenidos con facilidad. Se eligió la MediaWiki sobre todo debido a la sencillez de su uso y porque soporta bien la combinación de la sintaxis de la wiki con el código HTML.
Ver documentación sobre Aplicaciones de acción en: http://actionapps.org.
¿Cuándo es que la wiki es la herramienta indicada para el trabajo en colaboración?
Cuando hay que editar rápidamente un documento hecho en colaboración, la wiki es muy eficiente. Esto se aplica especialmente cuando hay poco tiempo y hacer circular un documento para recibir comentarios es demasiada exigencia.
Las wikis son muy útiles cuando se trabaja en un documento único, o en un tema, sección, o página cerrados en sí mismos. También pueden ser de utilidad en las situaciones en que es necesario agregar información para una lluvia de ideas.
Sin embargo, no son lo ideal cuando hace falta ver quién ha hecho cambios y dónde, o comentar directamente en el texto. Cada página muestra quién guardó los últimos cambios, pero no se puede rastrear lo mismo en partes del texto.
En las últimas etapas de propuesta de un proyecto, la wiki también es poco eficiente, y ello se debe sobre todo a la inadecuación de esta herramienta para crear documentos de formato pesado.
El próximo mes saldrá la segunda parte y ofrecerá un panorama sobre la experiencia del programa sobre Usos estratégicos y construcción de capacidades (SU&CB) de APC, realizado con MediaWiki y TikiWiki. Además de aclarar más puntos sobre las wikis, el próximo capítulo analiza el amplio contexto software libre en el que se enmarcan.